Die Funktionen eines DMS (Dokumenten Managment System) sind Archivierung, das automatische Erfassen und Scannen von Dokumenten und der Posteingang. Daneben können die Dokumente dann auch noch in so genanten ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) weiterverarbeitet werden. Ein großer Vorteil der DMS Systeme ist die Suchen-Funktion: Man kann über Indizes oder auch in der Volltextsuche sofort das benötigte Dokument finden, ohne lang in irgendwelchen Akten zu suchen. Viele Unternehmen nutzen zurzeit aber das vollständige Potenzial eines DMS System nicht aus, aber in Anbetracht der Wichtigkeit des schnelleren Arbeitsflusses werden die Unternehmen aber nicht umher kommen sich mit dieser Materie zu beschäftigen. Der Markt an DMS Systemen ist sehr groß, so dass jeder Firmeninhaber das für sich passende DMS System finden dürfte. Auch die Kompatibilität zu anderen Programmen ist bei den modernen DMS Systemen gegeben. Bei der Einführung eines Document Management Systems in das Unternehmen muss ein großer Aufwand mit einkalkuliert werden: Prozesse müssen analysiert werden, es muss definiert werden welche Dokumente zu welchem Prozess gehören und wie diese erfasst und abgelegt werden. Ein Aufwand den noch viele Unternehmen nicht eingehen wollen, aber nach der Einführung dennoch wieder in solche DMS Systeme Geld investieren. Mittlerweile gibt es auch im Krankenhaus-Bereich ein großes Interesse an solchen DMS Systemen. Die Vielzahl an Krankenakten müssen alle über einen langen Zeitraum aufgehoben werden. Riesige Archive sind dazu nötig, mit einem Lagerverwaltungs Software DMS System würde sich der Lagerraum um ein Vielfaches verringern. Ein Schlagwort ist das papierlose Krankenhaus mit digitaler Archivierung, wie es auch vielleicht mal in Zukunft die papierlose Fabrik geben wird. Per Datenübertragung und E-Mail keine Utopie mehr.
Dokumentenmanagement-System (2009) - Impressum