Der Begriff DMS Software steht für die softwarebasierte Unterstützung des Dokumentenmanagements eines Unternehmens. Doch das ist nur die halbe Wahrheit. Denn über die Erfassung, Zuordnung und Verwaltung sowie das langfristige revisionssichere Archivieren von Dokumenten hinaus gehören zum Dokumentenmanagement ebenso Themen wie Workflow oder Collaboration. Dokumentenmanagement Software spannt somit einen Bogen über zahlreiche betriebswirtschaftliche Aufgabenfelder. Für eingehende E-Mails können z.B. entsprechende Workflows derart definiert werden, dass Sie automatisch genau an die richtigen Stellen innerhalb des Unternehmens verteilt werden. Groupware-Funktionen wie ein zentraler Terminkalender oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten helfen dabei abteilungsübergreifende Unternehmensprozesse zu optimieren.
Alle eingehenden Dokumente sollten in der DMS Software revisionssicher erfasst und archiviert werden. Dem Mitarbeiter bleibt durch diese automatische Erfassung viel manueller Aufwand erspart. Zwei wesentliche Nutzenargumente von Dokumentenmanagement Systemen sind damit bereits angesprochen: Das Anwenderunternehmen verringert bei entsprechendem Einsatz rechtliche Risiken mittels der revisionssicheren Archivierung steuerlich relevanter Dokumente. Und der Aufwand und somit auch die Kosten beim täglichen Arbeiten werden reduziert. Kurzum: DMS Software hilft, die betriebswirtschaftlichen Prozesse zu optimieren.
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